Onlangs schreef ik een artikel voor Meulepas & Partners. Als administratiekantoor heeft Meulepas & Partners natuurlijk veel klanten die werken met een boekhoudpakket. Superhandig. Zelf werk ik ook met Exact Online. Vanuit Exact mail ik mijn facturen en eventuele herinneringen. Als afzender komt er ‘Ontwerp van C’ te staan. Maar eigenlijk is het Exact die namens mij een factuur stuurt. Dat kan voor problemen zorgen bij de e-mail van je ontvanger! Vergelijk het maar met de beveiliger van het Binnenhof in Den Haag. Als je daar aan komt lopen in een mantelpakje en zegt dat je Sigrid Kaag bent, kom je gegarandeerd niet binnen.
Wie is de afzender?
Het is gemakkelijk om de afzender van een e-mail zo in te stellen dat de ontvanger denkt dat de mail afkomstig is van een andere afzender. Je hebt vast wel eens een mail ontvangen die afkomstig is van een zogenaamde bank. Vaak met een verzoek erbij om op een link te klikken. Spoofing noemen we dat. Natuurlijk zijn de meesten inmiddels waakzaam op dit soort berichten.
Natuurlijk is het verzenden van een factuur vanuit jouw boekhoudprogramma geen spoofing. Maar een spamfilter weet het verschil niet altijd. Soms gaat het goed en komt je factuur gewoon aan bij de ontvanger. Maar soms gaat het mis. Je factuur belandt in de ongewenste e-mail of nog erger, de factuur komt helemaal niet aan.
Voorkomen is beter dan genezen
Om te voorkomen dat een factuur wordt gezien als spoofing, heb ik op mijn eigen domein (ontwerpvanc.nl) ingesteld dat Exact Online mag mailen namens mij. Dit gaat via een SPF-record. SPF staat voor Sender Policy Framework. In een SPF-record omschrijf je via een codering welke mailservers toestemming hebben om e-mails te versturen namens jou.
Facturen, nieuwsbrieven of CRM-pakketten
Er zijn natuurlijk nog meer voorbeelden te noemen waarbij er namens jou een mail verstuurd wordt. Veel bedrijven gebruiken een CRM-pakket zoals Zendesk of Simplicate. Of een programma waarmee ze nieuwsbrieven versturen, zoals Mailchimp of Sendinblue. Maar ook andere boekhoudpakketten zoals e-boekhouden of Moneybird mailen uit naam van de ondernemer. Voor al deze programma’s is het nodig om op je eigen domein aan te geven dat dit mag.
SPF-records instellen
Werk je zelf met een pakket dat namens jou mails verstuurd? Bijvoorbeeld een administratie- of CRM-pakket? Het instellen van SPF-records is een technisch verhaal. Ben je hier niet in thuis, dan raad ik je aan om dit niet zelf te proberen.
Wil je problemen met de e-mail voorkomen? Ik stel het graag voor je in. Ook als je jouw domeinnaam niet bij mij hebt geregistreerd, kan ik dit voor je regelen.
