Onlangs schreef ik een artikel voor Meulepas & Partners. Als administratiekantoor hebben zij veel klanten die werken met een boekhoudpakket. Superhandig. Zelf werk ik ook met Exact Online. Vanuit Exact verstuur ik mijn facturen en eventuele herinneringen. Als afzender staat er ‘Ontwerp van C’, maar eigenlijk is het Exact die namens mij een factuur stuurt. Dat kan voor problemen zorgen bij de e-mail van je ontvanger! Stel je voor: je meldt je aan bij de beveiliging van een groot bedrijf en zegt dat je de CEO bent, zonder de juiste identificatie. Je komt er gegarandeerd niet in. Net zoals die beveiliger checkt of jij wel bent wie je zegt dat je bent, controleren spamfilters of een e-mail wel echt van de afzender komt. Als dat niet zo is, komt je mail niet aan.
Inhoudsopgave
Wie is de afzender?
Het is gemakkelijk om de afzender van een e-mail zo in te stellen dat de ontvanger denkt dat de mail afkomstig is van een andere afzender. Je hebt vast wel eens een mail ontvangen die zogenaamd van een bank afkomstig is, vaak met een verzoek om op een link te klikken (spoofing). Gelukkig zijn de meesten inmiddels waakzaam op dit soort berichten.
Natuurlijk is het verzenden van een factuur vanuit jouw boekhoudprogramma geen spoofing, maar een spamfilter weet het verschil niet altijd. Soms gaat het goed en komt je factuur gewoon aan bij de ontvanger, maar soms belandt je factuur in de ongewenste e-mail of komt deze helemaal niet aan.
Voorkomen is beter dan genezen
Om te voorkomen dat een factuur als spoofing wordt gezien, heb ik op mijn eigen domein (ontwerpvanc.nl) ingesteld dat Exact Online namens mij mag mailen. Dit gaat via een SPF-record. SPF staat voor Sender Policy Framework. In een SPF-record omschrijf je via een codering welke mailservers toestemming hebben om e-mails te versturen namens jou.
Facturen, nieuwsbrieven of CRM-pakketten
Er zijn natuurlijk nog meer voorbeelden te noemen waarbij er namens jou een mail wordt verstuurd. Veel bedrijven gebruiken een CRM-pakket zoals Zendesk of Simplicate, of een programma waarmee ze nieuwsbrieven versturen, zoals Mailchimp of Sendinblue. Maar ook andere boekhoudpakketten zoals e-Boekhouden of Moneybird mailen uit naam van de ondernemer. Voor al deze programma’s is het nodig om op je eigen domein aan te geven dat dit mag.
SPF, DKIM en DMARC: De complete e-mail beveiliging
Om je e-mail echt goed te beveiligen, kijk je verder dan SPF. DKIM en DMARC zijn minstens zo belangrijk:
DKIM (DomainKeys Identified Mail): Voegt een digitale handtekening toe aan e-mails. Dit is een soort zegel waarmee de ontvangende server kan controleren of de e-mail echt van jou komt en of er onderweg niets is veranderd.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance): Vertelt wat er moet gebeuren met e-mails die de SPF- en DKIM-controles niet doorstaan. Je kunt bijvoorbeeld aangeven dat verdachte e-mails in de spamfolder moeten belanden of helemaal geweigerd moeten worden. Zo bescherm je niet alleen jezelf, maar ook de ontvangers van jouw e-mail.
SPF, DKIM en DMARC records instellen
Het instellen van SPF-, DKIM- en DMARC-records is een technisch verhaal. Ben je hier niet in thuis, dan raad ik je aan om dit niet zelf te proberen. Foutieve instellingen kunnen ervoor zorgen dat legitieme e-mails niet aankomen.
Conclusie: E-mail beveiliging is essentieel
In 2025 is het beveiligen van je e-mail met SPF, DKIM en DMARC geen luxe, maar een noodzaak. Het zorgt ervoor dat je e-mails aankomen, voorkomt spoofing en beschermt je reputatie.
Hulp nodig?
Wil je problemen met je e-mail voorkomen en zeker weten dat alles goed is ingesteld? Ik help je graag met het configureren van SPF-, DKIM- en DMARC-records als je jouw domeinnaam bij mij hebt geregistreerd. En mocht het te technisch worden, dan verwijs ik je graag door naar een van mijn betrouwbare ICT-partners. Neem vandaag nog contact met me op voor meer informatie!
